Onderzoek naar derde partijen

De aanleiding voor derdenonderzoek: structureel én incidenteel

Corruptie kent vele verschijningsvormen, van vriendjespolitiek en omkoping tot afpersen. En nog vele andere vormen. Ter voorkoming van corruptie en – breder gezien – vanuit het beheersen van integriteitsrisico’s, kan een organisatie structureel derdenonderzoek uit (laten) voeren. Dit is vergelijkbaar met het inmiddels reguliere proces van Customer Due Diligence in de financiële sector. Hiermee bouw je zekerheid. Om te borgen dat je als organisatie eerlijk zakendoet.

Binnen structureel derdenonderzoek wordt veel gewerkt met waarschuwingsindicatoren, ofwel red flags. Voorbeelden van red flags om onderzoek naar derde partijen te starten zijn:

• De levering of dienst geschiedt in land A en de betaling gaat naar een offshore in land B.
• Leveringen in risicovolle branches.
• Transacties met risicovolle landen.

Derdenonderzoek is ook een prima instrument als er een concrete aanleiding voor corruptie is. Incidentele of ad hoc onderzoeken zien we in de praktijk veel voorkomen. Neem bijvoorbeeld een goededoelenorganisatie die een partij onderzoekt waaraan het gedoneerde geld wordt overgemaakt. Wordt het geld daadwerkelijk gebruikt voor het slaan van een waterput in Senegal? Is de partij wel de partij die het beweert te zijn of gaat het geld naar een partij die corrupt is? Je wilt voorkomen dat iemand rijk wordt over de rug van een ander.

Of het nu structureel of incidenteel is: derdenonderzoek voer je uit om het risico op corruptie te beperken.

Hoe pak je derdenonderzoek aan?

Derdenonderzoek is altijd maatwerk. Wat je onderzoekt hangt erg af van de situatie, maar het doel is altijd integere bedrijfsvoering en eerlijk zakendoen.

Bij derdenonderzoek starten we met de partijen en hun transacties goed in kaart te brengen. Op basis daarvan maken we een risico-inschatting. We rangschikken de partijen op risico, te beginnen met de meest risicovolle partijen. Hoe hoger het risico is, hoe diepgaander onderzoek we doen. Zeker derde partijen die belangrijk zijn voor de continuïteit van jouw organisatie dienen voortdurend gemonitord te worden om er zeker van te zijn dat er geen fraude en corruptie plaatsvindt.

We kijken of de partij waarmee je zakendoet is ingeschreven bij een Kamer van Koophandel. We kijken vooral of deze partij een vaste locatie, een gebouw, werknemers en klanten heeft. Ofwel: heeft de partij ‘substance’? Staat de prijs die je betaalt in relatie tot wat die partij er voor doet? Is er ‘bad press’ over de partij? We kunnen er ook voor kiezen om aan bepaalde partijen een vragenlijst voor te leggen, waarna wij beoordelen of de antwoorden logisch zijn.

In geval van risicovolle partijen kun je beslissen om deze continu te volgen: na een eerste uitgebreid due diligence onderzoek voer je dan periodieke updates uit. Alleen op deze manier kom je achter veranderingen in structuren die (nieuwe) risico’s kunnen vormen. Dat neemt natuurlijk niet weg dat je alle derde partijen tenminste periodiek moet blijven volgen.

Op basis van derdenonderzoek leveren we waarschuwingsindicatoren (red flags) op die specifiek zijn voor jouw organisatie. Je kunt denken aan:

• Een gesplitste betaling.
• Het vestigingsland van de derde partij.
• Bepaalde risicovolle branches.
• Bankrekening van de derde partij in een ander land dan het land van vestiging van de partij of de bankrekening staat op naam van iemand anders.
• De hoogte van de commissie staat niet in verhouding tot de geleverde werkzaamheden.
• De derde partij beschikt niet over de vereiste expertise en/of de vereiste vergunningen om de diensten te leveren.
• De derde partij weigert aan te geven wie de uiteindelijke eigenaar van het bedrijf is.
• Het uiteindelijke bedrag op de factuur is substantieel hoger dan de offerte.
• De partij fungeert als tussenpersoon: de opdracht wordt uitbesteed.

Maar we stoppen niet bij het aangeven van red flags. Wij weten als geen ander dat je, ook als je de red flags vanuit de theorie weet, je ze in de praktijk soms niet ziet. Wij helpen je met hoe en waar je moet kijken om de red flags écht te zien. We geven je praktische handvatten hoe er mee om te gaan.

Ervaren CDD-analisten zijn bij uitstek in staat om derdenonderzoek uit te voeren

Derdenonderzoek voor onze opdrachtgevers laten wij uitvoeren door onze eigen CDD-analisten. Zij hebben ruime ervaring in het zoeken naar connecties en signalen. Vanuit hun ervaring met due diligence-onderzoek signaleren zij bepaalde red flags eerder. Het doen van onderzoek naar derde partijen is een kunde. Na verloop van tijd ben je beter in staat om gebruikelijke en ongebruikelijke patronen te herkennen en krijg je meer gevoel voor waar de risico’s liggen. CDD-analisten weten bijvoorbeeld dat een PEP (politically exposed person) in de praktijk in Nederland wat anders is dan in België, waar je bijvoorbeeld in bepaalde situaties als docent al een PEP bent. Dit soort kennis nemen ze mee in de risico-inschatting. Een ander voorbeeld is dat zij inschrijvingen in de Kamer van Koophandel goed kunnen ‘lezen.’ Bij dit alles geldt zeker: ‘al doende leert men’ en ‘oefening baart kunst’. Onze analisten hebben toegang tot een breed scala aan bronnen en weten als geen ander waar ze naar moeten kijken.

Advies om risico’s te beperken is een risicovol advies

Veel consultants beperken zich tot het signaleren van risico’s. Zij durven niet de verantwoordelijkheid te nemen voor een advies dat ze uit zouden brengen. Wij nemen wél die volgende stap: wij benoemen niet alleen de risico’s, maar we geven daadwerkelijk advies inclusief mitigerende maatregelen om het risico op corruptie te verlagen. Dit past bij onze pragmatische manier van werken.

Goed uitgevoerd derdenonderzoek met concreet advies voorkomt dat jouw organisatie zakendoet met partijen die niet deugen. Het vermindert het risico op corruptie. Het zorgt ervoor dat je als bestuurder in de spiegel kunt kijken met de wetenschap dat jouw doelstelling een veiliger en gezondere financiële wereld is. En dat je in de strijd tegen ondermijning meewerkt aan een betere wereld.

Heb je vragen over derdenonderzoek? Neem dan contact met ons op voor advies. Wij zijn ook op dit gebied jouw Partner in Compliance.