De opdracht: bank compleet ontzorgen bij afhandelen backlog transactiemonitoring

Met dit artikel geven we je, aan de hand van een project dat we hebben gedaan bij een grootbank, inzicht in hoe we een TM-project aanpakken en wat je van ons kunt verwachten.

Aanleiding: achterstand in afhandeling alerts

Bij de grootbank was er een achterstand ontstaan in het afhandelen van transactiemonitoring-alerts. In de praktijk zie je dit gebeuren bij bijvoorbeeld een aanpassing van de scenario’s of een aanwijzing van de DNB. Bij deze klant ging het om 7.000 openstaande alerts. 

Keuze voor Partner in Compliance vanwege volledige ontzorging

Voor deze grootbank hebben we al eerder soortgelijke projecten uitgevoerd. De klant wist dus uit ervaring dat wij de juiste kwaliteit en snelheid bieden. We kennen hun TM-beleid. Dit alles gecombineerd met onze vaste prijs voor de vooraf bepaalde hoeveelheid alerts, af te handelen binnen een bepaalde tijd, was doorslaggevend voor de klant om weer voor Partner in Compliance te kiezen. Wij hebben de bank volledige ontzorging geboden. Het projectmanagement, inclusief de Quality Assurance (QA), was in handen van ons. Natuurlijk hebben we de klant en zijn QA’ers tijdens het project op de hoogte gehouden en stemden we waar nodig zaken af. Maar we hebben er ook voor gezorgd dat de klant zich voor de totale opdracht niet hoefde bezig te houden met het management van het projectteam, zoals de optimale samenstelling van het team qua expertise en ervaring, vervanging bij ziekte en eventuele op- of afschaling van het projectteam.

Locatie: ons KYC Centre

Onze projectteams kunnen in huis bij de klant werken of op locatie bij ons, in ons KYC-Centre. Daar werken onze analisten onder begeleiding van onze projectmanagers en QA’ers. De bank heeft ervoor gekozen om naast het projectmanagement ook de huisvesting volledig aan ons uit te besteden. Met de wetenschap dat wij binnen de gestelde tijd de afgesproken hoeveelheid afhandelen op basis van de afgesproken werkwijze. Het op deze manier uitbesteden getuigt van volledig vertrouwen in ons. We vinden dat we daar trots op mogen zijn.

Op elkaar ingespeeld multidisciplinair team

Zoals klanten van ons gewend zijn, hebben we ook op dit project een goed op elkaar ingespeeld projectteam ingezet. Een multidisciplinair team met onze eigen junior-, medior- en senior TM-analisten, QA’ers  en projectmanagers. De focus van de ene projectmanager lag op de voortgang. Denk aan de verdeling van de alerts over het team, de bewaking van de performance van de analisten en het opstellen van de managementrapportage, met het issuelog. Hij schakelde met de Operationeel Manager Transactiemonitoring bij de bank, over de voortgang en over mogelijke veranderingen in inhoudelijke eisen. De andere projectmanager focuste zich meer op het coachen van de analisten.

Samen de lat bepalen

De afstemming over de kwaliteitsgarantie was de verantwoordelijkheid van de QA’ers aan beide kanten. Zoals bij elk project hebben we niet alleen aan het begin de lat bepaald voor de vereiste bewijsstukken, maar hebben we dat gedurende het gehele project goed in de gaten gehouden en zo nodig bijgesteld. Uiteraard samen met de klant op basis van de praktijkcases.

Optimalisatie tijdens project ook goed voor dagelijkse afhandeling

Het voordeel van uitbesteden van het project door de grootbank aan ons is dat we een inhoudelijke partij zijn. Wij handelen niet alleen de alerts af, maar we leveren ook inhoudelijke kennis aan de klant. Ook bij dit project hebben we gekeken of we kunnen optimaliseren, of we de afhandeling slimmer konden doen. Dat konden we doen op basis van onze best practices, opgedaan bij andere projecten. We hebben de klant advies gegeven voor de dagelijkse afhandeling van de alerts. De klant heeft de eigen afdelingen gechallenged door te kijken naar de verschillen in de afhandeling van de alerts door ons en door de eigen afdeling. Dat heeft winst opgeleverd voor de klant in de dagelijkse afhandeling.

Echt onderscheid door inhoudelijke kennis en eigen mensen

De bank heeft gekozen voor een vaste prijs met een resultaatsverplichting. Wij zijn uniek in het aanbieden van deze mogelijkheid voor uitvoeringstrajecten, zoals het afhandelen van een bepaalde hoeveelheid alerts. En dat binnen een bepaalde tijd. Onze inhoudelijke kennis maakt het mogelijk dat we daarbij onze kwaliteit kunnen waarborgen. Met onze op elkaar ingewerkte projectteams, met eigen mensen die elkaar goed kennen. Ze weten wat ze aan elkaar hebben. Onze teams zijn direct up and running. Is er een aanpassing in de teamsamenstelling nodig omdat er bijvoorbeeld specifieke kennis van vastgoed nodig is, dan kunnen we dat snel regelen.

Ook op dit project mochten we voor deze bank de Partner in Compliance zijn. Wil je weten wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen op het gebied van transactiemonitoring of compliance-projecten? Neem dan contact met ons op.