Externe vertrouwenspersoon

Wat bieden wij?

Gecertificeerde vertrouwenspersonen
Partner in Compliance biedt organisaties een gecertificeerde ervaren externe vertrouwenspersoon. Om de functie van vertrouwenspersoon volledig in te vullen of ter ondersteuning van de eigen mensen. Een vertrouwenspersoon heeft een cruciale rol bij de behandeling van integriteitskwesties en het bieden van een veilige meldomgeving. Het is dé persoon om ongewenst gedrag, een misstand of een incident mee te bespreken. Ons uitgangspunt is dat de vertrouwenspersoon de kwestie eerst onderling naar een informele oplossing begeleidt voordat de stap naar een formele, eventuele gerechtelijke, procedure wordt gemaakt. Dit is snel, kostenbesparend en vaak beter voor de relatie. Deze aanpak vereist veel deskundigheid van de vertrouwenspersoon.

Contact- en meldportaal
Onze externe vertrouwenspersonen werken met een contact- en meldportaal dat makkelijk toegankelijk is via de cloud, ook anoniem. Specifiek voor jouw organisatie, door ons gebouwd en beheerd. De link naar het portaal plaats je eenvoudig op bijvoorbeeld jouw website of intranet. Medewerkers en andere relaties komen via het portaal in contact met onze gecertificeerde vertrouwenspersonen. Niet alleen voor het formeel melden van een (integriteits-)kwestie of ongewenst gedrag, maar ook om zaken informeel te bespreken en samen te kijken naar mogelijke vervolgstappen. Natuurlijk staat vertrouwelijkheid hierbij voorop. Dit alles maakt het contact met de vertrouwenspersoon laagdrempelig. Uiteraard rapporteren we over het aantal en de aard van de contacten en meldingen.

Compliancediensten ter voorkoming van misstanden en integriteitsschendingen
Onze vertrouwenspersonen kunnen jouw organisatie ook adviseren en ondersteunen bij onderwerpen en vraagstukken die voortvloeien uit het voorkomen van misstanden of integriteitsschendingen. Deze diensten bieden wij ook separaat aan. Denk aan:

• Het opstellen en actueel houden van beleid en procedures
  Wij kunnen jouw organisatie helpen bij het opstellen of verbeteren van bijvoorbeeld het integriteitsbeleid, een regeling ongewenste omgangsvormen, een gedragscode, een klachtenprocedure of een klokkenluidersregeling. Lees ook over wat we bieden op het gebied van compliance consultancy.
• Quickscan integriteit
  We bieden een nulmeting om een indruk te krijgen of de organisatiecultuur veilig en integer is. We onderzoeken of er beleid is en of er processen zijn die dit faciliteren en of deze voldoen aan de meest recente wet- en regelgeving. We geven je hiermee inzicht in de belangrijkste knelpunten en in de verbetermogelijkheden.
• Uitvoeren van een integriteitsonderzoek
  Bij een vermoeden van een misstand of van een integriteitsschending is onafhankelijk en zorgvuldig onderzoek belangrijk. We weten vanuit onze rechercheachtergrond als geen ander welke vragen we moeten stellen om in kaart te brengen wat er echt heeft plaatsgevonden. We rapporteren over onze bevindingen en brengen advies uit over de vervolgstappen, zowel juridisch als organisatorisch. Ook bij de implementatie van vervolgstappen zijn we er voor jou.
• Externe klachtencommissie
  Wil je de behandeling van klachten door een onafhankelijke en ervaren klachtencommissie uit laten voeren of een onafhankelijke voorzitter inzetten? Ook dan zijn wij jouw vertrouwenspartner. Je bent verzekerd van experts die per definitie niet direct betrokken zijn bij de klacht. Je straalt hiermee uit dat je onafhankelijkheid belangrijk vindt. Ook als jouw eigen klachtencommissie ondersteuning nodig heeft kunnen wij dit bieden.
• Versterken integriteitsbewustzijn bij medewerkers en bij het management
  We geven trainingen en creëren bewustwording dat het voorkomen van misstanden en ongewenst gedrag de norm moet zijn. Met een transparante cultuur als absolute basis. Zie bijvoorbeeld de training Bewustwording (on)gewenst gedrag.

We zijn jouw vertrouwenspartner bij het creëren en bewaken van een ethische, veilige en respectvolle organisatiecultuur.

Voor welke type organisaties werken wij?

We werken voor alle organisaties, van klein tot groot, die onveiligheid en misstanden in de werkomgeving willen voorkomen en voor organisaties die geconfronteerd worden met een van beide. Belangrijk is dat er draagvlak is voor openheid en transparantie, vooral bij het management.

Wat is het voordeel van samenwerken met ons?

Betrokken en onafhankelijk
Je hebt bij ons je vaste aanspreekpunt die jouw organisatie kent. Een externe vertrouwenspersoon met een onafhankelijke, onbevooroordeelde en kritische blik. Samen met jou zorgen we voor een veilige en integere organisatiecultuur. We zijn hierin proactief en natuurlijk zijn we er als je ons nodig hebt. 

Kleine en grote vraagstukken
Onze vertrouwenspersonen zijn de basis voor de samenwerking met jouw organisatie. Als het nodig is, bijvoorbeeld bij grotere opdrachten of bredere integriteitsvraagstukken, kunnen zij opschalen door samen te werken met onze compliance consultants. 

Vast bedrag per jaar
Onze dienstverlening is net zo breed als jouw organisatie dat wil. De basis is altijd de externe vertrouwenspersoon als contact- en meldpunt en het portaal. We bieden dit aan tegen een vast bedrag per jaar. Je kunt aangeven of en welke diensten je daarnaast wilt afnemen. Denk aan een jaarlijks gesprek met het bestuur, een jaarlijkse awareness-sessie voor medewerkers of het actueel houden van het integriteitsbeleid. 

Onze externe vertrouwenspersoon kan ook los (extra) werkzaamheden, zoals een integriteitsonderzoek, uitvoeren tegen een uurtarief.